Alice de alicesecretariat.net, secrétaire externalisée nous a concocté un article très sympa sur « La base en gestion administrative quand on est auto-entrepreneur » . Et on sait bien que c’est des questions que l’on se pose lorsque l’on crée son auto-entreprise.
Félicitations, vous vous êtes lancé dans l’aventure de l’entrepreneuriat. Vous avez opté pour un régime accessible et simplifié.
Je vais commencer par quelques chiffres et définitions :
- Un auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur est un gérant d’entreprise individuelle. Il bénéficie d’un régime fiscal simplifié.
- Le chiffre d’affaires ne peut dépasser 72 800 €.
- Franchise de TVA jusqu’à un chiffre d’affaires de 36 500 €.
- Les frais d’immatriculation sont gratuits.
En contrepartie de ce statut simplifié, vous avez quelques obligations à respecter :
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Compte bancaire dédié :
Vous devez ouvrir un compte bancaire dédié à votre entreprise et il doit être séparé de votre compte courant personnel.
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Registre des achats/dépenses
1- Le livre de recettes :
On y note de façon chronologique toutes les recettes encaissées au cours de l’année. Pour faire simple, on y note chaque mois toutes les factures qui ont été payées. Ce livre va vous servir en fin de mois pour faire votre déclaration à l’urssaf.
2- Le registre des achats si votre activité consiste à revendre des marchandises.
On doit y noter le même type d’informations que pour le livre de recettes.
Les registres peuvent être papier ou électroniques s’ils ne sont pas modifiables.
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Déclarer tous les mois ou trimestres son CA.
En utilisant votre registre recettes/achats, vous déclarez votre Chiffre d’affaires à l’urssaf (même si le montant est à 0). Vous réglerez alors une cotisation relative à toutes les cotisations de la protection sociale obligatoire (assurance maladie, allocations familiales, retraite de base, CGS/RDS…).
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Impôts :
- soit vous déclarer chaque année,
- soit vous optez pour un versement libératoire. Un taux forfaitaire sera appliqué selon le CA réalisé.
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La cotisation foncière des entreprises (CFE)
à partir de la deuxième année si votre CA dépasse 5000 la seconde année.
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Devis et Factures
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Devis
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Depuis 2014 et à la demande du client, les prestations de service doivent faire l’objet d’un devis détaillé. Un devis est également obligatoire pour toutes les prestations estimées à plus de 1 500 €. Par principe le devis est gratuit, toutefois si vous souhaitez facturer le devis, il faut en informer votre client potentiel et justifier sa facturation (déplacement, étude approfondie, prise de mesures…)
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Factures
Comme pour tout professionnel, l’auto-entrepreneur doit établir une facture. Les factures et devis doivent avoir des mentions obligatoires.
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CGV et CGS :
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CGV : conditions générales de vente
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Elles encadrent les conditions de vente d’un produit (prix, délai de paiement, délai de livraison ou réalisation)
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CGS : conditions générales de services
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Elles encadrent les conditions de prestation d’un service (prix, délai de paiement, délai de livraison ou réalisation)
Dans le jargon juridique, ce sont des conditions précontractuelles. Ces conditions ont pour but non pas d’être compliquées ou alambiquées mais de vous protéger en tant qu’auto-entrepreneur et de protéger vos clients.
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Le médiateur de la consommation
Depuis 2016, toute auto-entreprise travaillant pour des particuliers à l’obligation de nommer un médiateur de la consommation inscrit au CECMC. Ses coordonnées doivent apparaître dans vos conditions générales.
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La secrétaire indépendante
Il y a deux avantages à faire appel à une secrétaire indépendante quand on débute :
- prendre de bonnes habitudes
- gagner du temps
La secrétaire indépendante ou assistante virtuelle va vous établir des modèles de devis, de CGS, de contrats que vous pourrez exploiter au sein de votre entreprise. Elle vous aidera à tenir une comptabilité à jour et ne pas oublier de faire vos déclarations.
On passe en moyenne 142 jours par an à s’occuper de l’administratif dans une entreprise. Il est important de se faire accompagner surtout quand on débute cela évite des erreurs et des frustrations.
Pour vous aider à prendre de bonnes habitudes, la secrétaire indépendante vous proposera des process et des check lists.
L’auteur
Alice Secrétariat, c’est d’abord 10 ans d’expérience, un sens de l’organisation et de la pédagogie.
Son expertise au service de votre métier, vos clients. Gagnez du temps sur des tâches administratives en les lui confiant et consacrez-vous à ce qui compte le plus.
